Простые приемы, с помощью которых день станет более продуктивным

© jacoblund/iStock

Знаете ли вы, что для повышения рабочей эффективности необходимо сделать упор на качественное выполнение повседневных дел? Разобраться в этом вам помогут простые рекомендации автора книги «Час тишины».

Электронная почта

Переписка по электронной почте стала незаменимым способом связи. Однако, это отнимает не мало времени и часто отвлекает от более важных дел. Чтобы предотвратить эти последствия, следуйте следующим правилам:

• Проверяйте почту по расписанию, а не каждые 5 минут.
• Вовремя разбирайте почту, не накапливая склад непрочитанных писем.
• Пользуйтесь электронной почтой, чтобы делиться и получать только важную информацию.
• Создайте шаблоны, если к вам на почту приходят одинаковые запросы. Шаблоны помогут вам сэкономить массу времени.

Телефонные звонки

Это еще один неизменный способ связи. Однако важно не злоупотреблять телефонными звонками, особенно теми, что не являются важными.

• Определите, какие звонки являются действительно важными, а какие нет. Избегайте телефонных разговоров с целью «просто поболтать».
• Планируйте телефонные звонки и темы для разговора заранее. Составьте четкий план или список вопросов, которые необходимо задать собеседнику.
• Запишите короткое сообщение на автоответчик. Четко донесите собеседнику цель своего звонка и попросите его перезвонить.

Совещания

Долгие бесцельные совещания – издержки любого бизнеса, которые снижают продуктивность всей команды. Чтобы совещание действительно имело смысл, следуйте следующим правилам:

• Сократите частоту проведения совещаний, чтобы повысить эффективность сотрудников.
• Сократите время между совещаниями и другими мероприятиями.
• Установите четкую цель совещания. Чем яснее вы донесете цель и до сотрудников, тем быстрее добьетесь результата.
• Сократите продолжительность совещания.

Рабочий стол

Избегайте беспорядка на своем рабочем столе, чтобы повысить свою производительность и быстрее выполнять задачи.

• Разбирайте входящие материалы один раз в день.
• Создайте грамотное досье — план работ на каждый месяц.
• Выделите ящик стола для конкретных папок и документов, предварительно классифицировав их.

Возьмите на заметку перечисленные выше правила, которые помогут вам повысить свою продуктивность и стать более организованными.

Читайте также 15 «фактов» о человеческом теле, которые являются полными мифами