Правила поведения сотрудников в соцсетях и почему их важно соблюдать

О чем можно, а о чем не стоит упоминать в социальных сетях сотрудникам компаний? Какие фотографии лучше не выкладывать, и отмечать ли коллег в своих постах? Правила поведения сотрудников в соцсетях – это важный элемент корпоративной культуры, поэтому знать о них обязаны все офисные труженики.

Содержимое материала

Правила поведения сотрудников во внутренних социальных сетях

Благодаря растущей мобильности рабочей силы и большему количеству сотрудников, работающих из дома или из других удаленных мест, постоянная проблема заключается в том, чтобы сотрудники не только общались, но и чувствовали себя командой. Все больше компаний решают эту проблему, создавая собственные социальные сети. Теперь, когда предприятия устанавливают собственные социальные сети для сотрудников, пришло время установить политику относительно того, что является приемлемым, а что нет. Сайт inc.com ответил на самые популярные вопросы касательно этой темы:

1. Означает ли разрешение сотрудникам размещать сообщения в собственной социальной сети, что компания рискует нарушением конфиденциальности?

«Скорее, нет. Существует множество судебных исков по поводу использования внешних социальных сетей, но я не знаю ни одного, касающегося внутренних социальных сетей», – отмечает Том Белл, партнер Perkins Coie. «Риски меньше. Большинство проблем, связанных с общественными социальными сетями, сосредоточены на трех вещах: посягательство на интеллектуальную собственность, размещение конфиденциальной информации и совершение какого-либо деликта, такого как клевета. Во всех трех случаях вероятность проблемы уменьшается, когда сеть ограничена сотрудниками одной компании».

2. Стоит ли беспокоиться по поводу правовых последствий?

«Я работал с несколькими фирмами, внедряя там социальные сети, и всегда видел много беспокойства», – отмечает Даниэль Гаспарро, ІТ-директор юридической фирмы Howrey. «Существует простое объяснение того, почему сотрудники могут вести себя лучше во внутренней социальной сети: они, вероятно, предполагают, что начальник будет читать то, что они публикуют, в отличие от, скажем, Facebook».

Но даже при том, что сотрудники с большей вероятностью будут вести себя лучше при использовании внутренних сетей, вам все еще нужна официальная политика, определяющая, что ваши пользователи могут и не могут размещать там. «В компании всегда найдется недобросовестный сотрудник, поэтому нужно определить четкую политику, которая должна быть рассмотрена вашей юридической командой», – отмечает Шарон Карлтон, президент Ervin & Smith, маркетинговой и PR-компании. Как вы можете создать эффективную внутреннюю политику в социальных сетях? Вот несколько рекомендаций, которые помогут вам:

• Предполагайте утечку информации

«Не полагайтесь на ложное чувство безопасности, что все, что вы опубликовали, останется внутри компании», – советует Патрик Керли, старший цифровой стратег Levick Strategic Communications. «Единственное, что мы знаем о цифровых медиа, это то, что постами можно делиться вечно. Поэтому хорошее правило – не публиковать во внутренней социальной сети то, что вы бы не хотели видеть на Facebook».

• Используйте вашу существующую политику

Фактически, Керли рекомендует использовать политику вашей компании, регулирующую использование внешних социальных сетей, для внутренней. Гаспарро, с другой стороны, предлагает распространить политику электронной почты вашей компании на внутренние социальные сети. В любом случае, используйте политики, которые у вас уже есть, вместо того, чтобы начинать с нуля.

• Решите, кто и о чем может написать

Многие правила в области социальных сетей дают право размещать сообщения от имени компании в общедоступной социальной сети только одному или двум ключевым сотрудникам. Излишне говорить, что внутренняя социальная сеть должна быть открыта для сообщений всех сотрудников. Но это не значит, что каждый сотрудник может писать о каждой теме. «Например, вы, возможно, захотите, чтобы отдел кадров был единственной командой, которая может публиковать сообщения по темам отдела кадров», – говорит Адам Миллер, президент и главный исполнительный директор Cornerstone OnDemand, которая предоставляет программное обеспечение для обучения и управления, включая внутренний продукт для социальных сетей.

• Пусть за постами следят тематические эксперты

В небольшой или средней компании вы не можете позволить сотруднику постоянно следить за работой социальной сети», – отмечает Миллер. «Умнее, когда эксперты по конкретным темам следят за своей темой. Например, вице-президент по продажам может отслеживать все сообщения, связанные с продажами, и снимать любые, которые нарушают политику».

• Быстро реагируйте на проблемы

Одно из ключевых различий между внутренней и внешней социальными сетями является то, что внутренняя сеть полностью находится под контролем вашей компании. Используйте этот элемент управления, чтобы быстро удалить любые сообщения, которые нарушают вашу политику. «Хорошая особенность инструментов социальных сетей в том, что они предоставляют подробные отчеты и мгновенные обновления», – говорит Гаспарро.

8 причин, по которым ваша организация должна проработать политику социальных сетей

Правила поведения сотрудников организаций в социальных сетях появились совсем недавно, в 2012 году. Подобно правилам в отношении телефона, персонального компьютера и электронной почты более ранних поколений, они были введены в действие, чтобы направлять всех в организации посредством использования новой технологии. Но, как и в случае с прежними правилами, некоторые предприятия и другие организации удерживались, отказываясь выделять время на их разработку. И точно так же, как в более ранних случаях, им приходилось сожалеть о своих опозданиях.

Сайт socialmediatoday.com рассказал, что должна содержать хорошая текущая политика в области социальных сетей.

1. Объясните новую реальность на рабочем месте

Многие, если не большинство, считают, что их личная жизнь и работа разделены, но социальные сети фактически стерли это различие. Независимо от того, насколько «закулисными» могут казаться социальные учетные записи отдельных лиц, кто-то в какой-то степени привязывает их к вашей организации. Поэтому необходимо понимать, что все, что сотрудники публикуют в социальных сетях или в других местах в интернете, может отражаться на компании.

2. Защитите репутацию своей организации

Хорошая политика в отношении социальных сетей объясняет, что сотрудникам можно, и что нельзя говорить о своей компании в социальных сетях. Как правило, в политике будет указано, что сотрудники не должны писать что-либо, что они не хотели бы распространять в средствах массовой информации. Этот раздел может включать в себя последствия размещения нелестной информации об организации. Это также будет напоминать сотрудникам, что все, что размещено в интернете – даже сообщения, помеченные как частные, – может и будет использовано против них и их работодателей.

3. Повышайте осведомленность о своей организации и о том, чем она занимается

Лучшие правила в отношении социальных сетей содержат больше «да», чем «нет». В них есть четкие рекомендации, помогающие сотрудникам понять, как они могут использовать социальные сети для достижения бизнес-целей. Они также помогают сотрудникам отражать организационные ценности в их поведении в интернете и объясняют, какие материалы лучше всего использовать в социальных сетях.

4. Опишите, что считается конфиденциальной или частной информацией

Сотрудники ценят наличие четких указаний относительно того, что организация считает общедоступной информацией о своем бизнесе и своих сотрудниках. В этом разделе также будут описаны последствия распространения секретов компании в социальных сетях.

5. Укажите, кто в организации является официальным представителем

Сотрудникам необходимо знать, кому они должны задавать онлайн-вопросы о вашей организации, чтобы они не отвечали сами. В этом разделе указывается представитель компании и обстоятельства, при которых он должен быть лицом, отвечающим на вопросы в социальных сетях.

6. Обсудите, как правильно взаимодействовать с другими людьми через интернет

Может показаться, что вы заявляете об очевидном, но этот раздел напоминает сотрудникам, что они должны быть вежливыми и приятными. Если они не соглашаются с кем-то, они должны делать это вежливо, потому что разногласия могут быстро взорваться и стать вирусными.

7. Обучайте сотрудников

Покажите им, что хорошего и плохого социальные медиа могут сделать для организации. Используйте примеры из реальной жизни, чтобы показать им, что происходит, когда люди не следуют правилам и не используют здравый смысл.

8. Устраните любые недоразумения по юридическим вопросам

Четко определите, какие социальные сети используются на рабочем месте, а какие – нет. Объясните последствия отклонения от правил, и если это включает в себя язык «вплоть до увольнения», произнесите это. Сейчас не время для двусмысленности.

Актуальная и активная политика в отношении социальных сетей сегодня так же важна, как и политика в отношении телефонов и персональных компьютеров в прежние времена. Пока люди не имеют большого опыта работы в социальных сетях, они будут совершать ошибки, если не получат хорошего руководства в виде соответствующих правил.

Правила поведения в социальных сетях на рабочем месте

Использование социальных сетей теперь повсеместно. Пользователи Facebook тратят на сайт более 10,5 миллиардов минут в день. LinkedIn насчитывает более 277 миллионов членов в более чем 200 странах и территориях. Twitter имеет 230 миллионов активных пользователей, которые совместно публикуют 500 миллионов твитов каждый день. Что в этом случае делать работодателю? Сайт labordish.com знает ответ на этот вопрос.

Поведение сотрудников в социальных сетях – постоянно растущая область судебных разбирательств. Работодатели вынуждены иметь дело с тремя отдельными проблемами: использование социальных сетей при оценке кандидатов; ограничения на содержание в социальных сетях существующими сотрудниками; потерянное рабочее время при использовании социальных сетей на работе.

Предлагаем пример Правил поведения в социальных сетях, которые могут стать основой для разработки собственной политики вашей организации.

«Использование социальных сетей создает определенные риски и влечет за собой ответственность. Чтобы помочь вам в принятии ответственных решений относительно использования социальных сетей, мы разработали данное руководство для правильного использования социальных сетей. Эта политика распространяется на всех сотрудников.

1. Указания. Социальные сети включают в себя все средства передачи или публикации информации или контента любого рода в интернете, в том числе в вашем собственном или чьем-либо веб-журнале или блоге, журнале или дневнике, личном веб-сайте, социальной сети или родственном веб-сайте, доске объявлений или чате, независимо от того, связаны ли они с компанией или нет, а также любых других формах электронных коммуникаций, включая, помимо прочего, Facebook, Twitter, Tumblr, Flickr, Instagram и т.д.

Вы несете полную ответственность за то, что вы размещаете в интернете. Прежде чем создавать онлайн-контент, рассмотрите некоторые риски и выгоды, связанные с этим. Имейте в виду, что любое ваше поведение, которое отрицательно влияет на эффективность вашей работы, работу коллег или клиентов, поставщиков или людей, которые работают от имени законных деловых интересов компании, может привести к дисциплинарному взысканию вплоть до увольнения.

2. Знайте и соблюдайте правила. Внимательно прочитайте данное руководство, политику компании и убедитесь, что ваши публикации соответствуют правилам. Неуместные публикации, которые могут включать дискриминационные замечания, домогательства и угрозы насилия или аналогичное неуместное или незаконное поведение, не допускаются и могут привести к дисциплинарным взысканиям вплоть до увольнения.

3. Вежливость. Вы всегда должны быть вежливы с коллегами по работе, клиентами и поставщиками. Вы с большей вероятностью решите проблемы на работе, поговорив напрямую со своими коллегами или руководителем, чем размещая жалобы в социальных сетях. Тем не менее, если вы решите публиковать жалобы или критику, избегайте использования заявлений, фотографий, видео или аудиоматериалов, которые являются злонамеренными, непристойными, угрожающими или запугивающими, унижающими сотрудников, клиентов или поставщиков. Примерами такого поведения могут быть оскорбительные посты, предназначенные для преднамеренного нанесения ущерба чьей-либо репутации, или посты, которые могут способствовать созданию враждебной рабочей среды по признаку расы, пола, инвалидности, религии или любого другого статуса, защищенного законом или политикой компании.

4. Честность и точность. Убедитесь, что вы всегда честны и точны при публикации информации или новостей, и если вы допустили ошибку, быстро ее исправьте. Никогда не размещайте какую-либо ложную информацию или слухи о компании, коллегах, консультантах, клиентах, поставщиках или конкурентах.

5. Весь публикуемый контент должен быть соответствующим и уважительным, а также сохранять конфиденциальность коммерческой тайны компании. Коммерческие секреты могут включать информацию о разработке систем, процессов, продуктов, ноу-хау и технологий. Не публикуйте внутренние отчеты, политики, процедуры или другие конфиденциальные сообщения, связанные с бизнесом. Не создавайте ссылку с вашего блога, веб-сайта или другого сайта социальной сети на веб-сайт компании, не называя себя сотрудником компании.

6. Социальные сети на работе: не используйте социальные сети на работе или на оборудовании компании, если это не связано с работой и не разрешено. Не используйте электронную почту вашей компании для регистрации в блогах, социальных сетях или других социальных сетях.

7. Только личные мнения: не представляйте себя в качестве представителя компании. Если компания является субъектом контента, который вы создаете, будьте ясны и откровенны в отношении того, что вы являетесь сотрудником, и поясните, что ваши взгляды не отражают точку зрения компании, коллег по работе, членов, клиентов, поставщиков или людей, работающих от имени компании. Если вы публикуете в интернете информацию о своей работе или темах, связанных с компанией, уточните, что вы не выступаете от имени компании.

8. Никаких ответных мер. Компания запрещает предпринимать какие-либо неблагоприятные действия против любого сотрудника за сообщение о возможном отклонении от этой политики или за участие в расследовании. Любой сотрудник, который принимает ответные меры против другого сотрудника за сообщение о возможном отклонении от этой политики или за участие в расследовании, будет подвергнут дисциплинарному взысканию вплоть до увольнения».

Четкие правила поведения сотрудников в соцсетях могут значительно упростить жизнь как самим сотрудникам, так и работодателям, поэтому не пренебрегайте их разработкой.