Как правильно вести себя на деловых встречах

Деловые встречи считаются скучными и неинтересными. Во многих стоковых сайтах мы видим изображения людей, которые смотрят на часы, скучают или даже засыпают. Хотя многое из того, что мы видим, преувеличенно, доля правды в этом есть. Но деловые встречи необходимы в профессиональной сфере жизни. Многие с их помощью достигают новых вершин в карьере и решают важные вопросы, поэтому очень важно делать всё зависящее, чтобы встреча была плодотворной. Что же нужно делать? Как вести себя на деловых встречах? Поговорим об эффективных способах сделать деловые встречи более эффективными.

Содержимое материала

Как вести себя на деловых встречах

Мы поговорим о том, как не стоит себя вести на деловых встречах, а также о том, что делать нужно.

Распространённые ошибки на деловых встречах, которых следует избегать

Согласно недавнему опросу, проведённому компанией Igloo Software, около половины всех сотрудников считают деловые встречи бесполезными. В частности, сотрудников раздражают ненужные встречи (76 процентов), встречи, на которых отвлекаются и говорят не по теме (59 процентов) и люди, повторяющие друг друга (58 процентов).

Менеджерам важно оценить, как они проводят встречи – и как часто – чтобы понять, приносит ли это пользу команде или нет. Убедитесь, что вы не совершаете следующих ошибок:

• Вам не хватает чёткой цели или повестки дня

Встречи без чёткой цели классифицируются сотрудниками как «бессмысленные» и «ненужные». Составьте повестку дня собрания и разошлите её всем участникам заранее, чтобы они знали, чего от них ожидают на собрании. Говорите кратко и по делу. Определите время начала и окончания. И самое главное – чтобы кто-то руководил встречей и вёл подотчётность.

• Вы используете «модные слова»

Ничто так сильно не раздражает сотрудников на деловых встречах, как корпоративный жаргон. Вы можете думать, что популярные модные слова, такие как «синергия» и «смена парадигмы», помогают вам выглядеть более уверенно концепции вашей компании. Но ваша команда, скорее всего, предпочитает объяснения на простом языке, а не с использованием абстрактным и заумных слов.

• Вы отвлекаетесь на собраниях

Опрос Igloo Software показал, что сотрудников раздражают отвлекающие факторы, такие как ответ на звонок (51 процент), дополнительные разговоры (47 процентов), приём пищи или употребление напитков (22 процента) во время собраний. Вы можете не осознавать, что делаете эти вещи или не понимать влияния, которое они оказывают на других участников. Но это может быть одной из причин, почему встреча оказывается неэффективной.

• Вы не используете технику правильно

Совместное использование экрана монитора, видеоконференции и другие аспекты собрания с использованием технологий – всё это часто не помогает собранию, а лишь портит его. Технологические ошибки случаются настолько часто, что 34% респондентов опроса Igloo назвали их одной из самых больших неприятностей на собрании. Если видео отключается или есть проблемы с монитором, конференцсвязью, вряд ли ваши сотрудники будут оставаться сосредоточенными. Проверьте всю технику, прежде чем использовать её, и даже если всё работает, будьте готовы провести совещание без использования технологий на случай, если произойдёт что-то непредвиденное.

29 процентов людей в опросе заявили, что им не нравятся собрания, на которых постоянно используются презентации PowerPoint. Чтение слайд-шоу – без какой-либо дополнительной информации – кажется пустой тратой времени сотрудников, потому что они могли бы так же легко прочитать их самостоятельно. Несмотря на то, что в распоряжении компаний имеется множество цифровых и технологических ресурсов, менеджеры могут не знать лучших способов использования этих ресурсов для деловых встреч. Крайне важно, чтобы руководители компаний изучили варианты и выяснили, как они могут общаться с сотрудниками самым простым и интересным способом.

Действительно ли встреча необходима?

Прежде чем созвать собрание, на котором вы потенциально можете совершить вышеперечисленные ошибки, подумайте, действительно ли вам это нужно. Значительное количество небольших совещаний, которые посвящены обновлениям, можно проводить в местах работы сотрудников компании. Компании, которые стремятся к прозрачности, не видят большой необходимости в частых деловых встречах.

6 способов сделать деловые встречи более эффективными

Деловые встречи являются частью любого бизнеса. Они считаются отличным способом общения. Эффективное общение является ключом к успешному бизнесу. Деловые встречи являются отличным способом заставить сотрудников чувствовать себя частью работы компании. Если встречи не очень хорошо организованы, они могут оказаться пустой тратой времени. Вот несколько советов, которые помогут сделать встречи эффективными и продуктивными.

• Определите важности встречи

Первое, что вам нужно определить, насколько важна встреча. Если вы считаете, что встреча абсолютно необходима, есть и другие факторы, которые вам нужно учесть. Вам необходимо определить количество людей, присутствующих на собрании. Если вы пригласите на встречу посторонних людей, это приведёт к потере времени.

Пригласив только заинтересованный персонал, вы сможете эффективно провести собрание. Но если там будут люди, чьё присутствие необязательно, вы заставите их отвлечься от работы. Если вам нужно просмотреть документы на собрании, вы можете сэкономить время, отправив их всем участникам до собрания.

• Никогда не начинайте встречу без надлежащей повестки дня

Если вы считаете, что встреча важна, то для эффективного проведения собрания вам потребуется повестка дня. Это лучший способ управления временем и достижения своих целей. Вам нужно составить список всего, что вы хотите обсудить или достичь во время встречи. Вы можете быть более эффективным и упомянуть человека, к которому нужно обратиться по каждому пункту повестки дня. Как мы уже говорили: обязательно разошлите повестку дня сотрудникам до собрания.

• Всегда будьте пунктуальным

Пунктуальность – это отличное качество. Когда вы проводите собрание, важно быть пунктуальным. Если вы пунктуальны, то люди, работающие на вас, тоже будут приходить вовремя. Ваша задача – показать другим людям, что экономия времени необходима для успешной встречи. Если вы ждёте опоздавших или сами опаздываете, то разработанная вами повестка дня будет нарушена. Даже опоздание всего на несколько минут может нарушить все сроки встречи.

• Расставьте приоритеты

Когда вы обдумываете повестку дня, вам нужно расставить приоритеты задач. Не все рассматриваемые вопросы имеют одинаковое значение. Некоторые вещи требуется рассмотреть в первую очередь. А другие можно обсудить в последнюю. Вы должны помнить об этом при создании повестки дня для любой встречи. Сосредоточившись на важной задаче в самом начале, вы добьётесь того, что встреча будет продуктивной. Вы сможете решить менее важные вопросы на другой встрече при необходимости.

• Подумайте об использовании технологий

Прогресс в области технологий предоставил так много инструментов, которые могут сделать встречи эффективными. Существуют множество приложений, которые помогут вам в управлении собраниями, их настройке и отслеживании обсуждений.

• Не забывайте вести учёт встреч

Важно, чтобы вы правильно документировали свои встречи. Вы должны раздать протокол всем участникам встречи. Также составьте список людей, которым вы поставили задачи.

Если вы будете следовать этим простым советам, то сможете проводить эффективные встречи и избежать потери времени.

12 советов о том, как с помощью языка тела произвести хорошее впечатление на собеседовании

Вы можете быть красивым, высоким, хорошо одетым и иметь приятный голос, но будет ли этого достаточно, чтобы произвести впечатление на окружающих? Согласно новым исследованиям, ваш язык тела играет важную роль в создании хорошего впечатления на собеседованиях и деловых встречах. Он передаёт вашу уверенность, мысли и отношение невербальным способом и часто решает исход встречи. Язык тела контролируется нашим подсознанием так же, как дыхание, сердцебиение и другие непроизвольные движения в теле. Вот на какие вещи, по мнению экспертов, нужно обращать внимание – жесты рук, движение глаз, осанка, выражения лица, одежда, цвет одежды, аксессуары, ходьба и поза при сидении. И на эти вещи будут обращать внимание люди, с которыми проходит ваша встреча.

Вот советы по языку тела, которые помогут вам произвести хорошее впечатление на собеседовании, важной деловой встрече или собрании:

• Ходите прямо, не сутультесь и не опускайте плечи

Ничто так не передаёт вашу энергию, как то, как вы ходите. Когда вы входите в комнату для собеседований, первое впечатление о вас создаётся в течение первых десяти секунд. Вы не должны идти ни медленно, ни слишком быстро. Каждый шаг должен быть не более 60 см, плечи должны быть заведены назад, а шея вытянута. По мнению экспертов, ноги должны твёрдо стоять на земле, и для этого есть научная причина – это помогает быть рациональным и более творческим.

Если вас попросят подождать в приёмной или в комнате ожидания, стойте или сидите прямо. Когда вы входите в комнату, улыбайтесь и смотрите прямо в глаза человеку, с которым вы собираетесь говорить. Если там есть и другие люди, бросьте мимолётный взгляд на них.

• Не наклоняйтесь слишком глубоко назад или вперёд

Как только вам скажут сесть, аккуратно отодвиньте стул, если требуется, не издавая звуков, и сядьте в удобном положении. Старайтесь не сковывать плечи и не прижимать подбородок к груди. Если вы откинетесь назад, о вас может создаться впечатление, как о ленивом человеке. Если вы сидите на краю сиденья и наклоняетесь сильно вперёд – это может означать агрессию. Эти два положения нежелательны на деловых встречах или собеседованиях. Идеальная поза – это прямая спина, открытые плечи. Выглядите непринуждённо, но не лениво. Осанка не должна быть слишком жёсткой, иначе вы будете выглядеть неуверенным человеком. Не отвлекайтесь ни на что, не смотрите по сторонам (на стены и т.д.), т.к. это говорит об отсутствии внимания. Лучше следовать языку тела интервьюеров – если они наклоняются вперёд, вы также можете немного наклониться вперёд. Это создаст лучшую связь и взаимопонимание.

• Жесты рук важны

Большинство людей нервничают и не знают, как использовать руки во время разговора. Должно быть, вы видели политиков и ораторов, которые эффективно жестикулируют руками и пальцами, обращая на себя внимание, иногда даже стуча по столу или трибуне. Во время приветствия ваше рукопожатие должно быть уверенным и тёплым. Слабое рукопожатие означает отсутствие уверенности и лидерских качеств. Сделайте рукопожатие правой рукой, а в левой держите резюме или другие документы. Если вы жестикулируете, не поднимайте руки выше уровня ключицы, чтобы не выглядеть агрессивным.

По мнению экспертов, лучше не прятать руки. Вы можете использовать жестикуляцию, а также показать ладонь (она обозначает честность), чтобы интервьюер чувствовал себя комфортно в разговоре с вами. Лимбический мозг улавливает положительные сигналы от таких жестов.

• Контролируйте своё дыхание

Вы можете выглядеть напряжённым или расслабленным в зависимости от дыхания. По мнению экспертов, кандидат должен сосредоточиться на дыхании на протяжении всей встречи, чтобы произвести хорошее впечатление на интервьюера. Лучше делать вдох, слушая вопрос, и выдох во время разговора. Существует также физиологическая причина контроля дыхания во время интервью и встреч. Это позволит вам снизить частоту сердечных сокращений, артериальное давление и уменьшить стресс. Перед собеседованием нужно сделать десять глубоких диафрагмальных вдохов-выдохов, чтобы вы чувствовали себя комфортно.

• Следите за кивком головы

Когда интервьюер говорит о чём-то важном, связанном с работой, можно несколько раз кивнуть в знак согласия. Но не стоит кивать головой слишком часто. Это будет говорить о том, что вы, возможно, и не слушаете интервьюера, либо предпочитаете соглашаться со всем, что вам говорят.

• Не смотрите на часы

Старайтесь не смотреть на настенные или наручные часы, ведь это показывает, что вы не так серьёзно относитесь к работе. Если собеседование затягивается надолго, вполне вероятно, что это говорит о том, что потенциальным работодателям нужно больше времени, чтобы принять решение на ваш счёт.

• Овладейте искусством правильного ухода

После завершения собеседования, даже во время ухода, обратите внимание на осанку и походку. Если интервьюер или нанимающий человек пожимают вам руку, поблагодарите их за потраченное время. Не спешите расстраиваться, если вам кажется, что вас не возьмут на работу. И не отвлекайтесь на такие мысли, иначе о них расскажет ваш язык тела. Не судите по языку тела интервьюера о том, берёт он вас на работу или нет, т.к. эти люди умеют скрывать свои эмоции.

• Избегайте нежелательных движений

Некоторые люди имеют привычку поправлять воротник или слишком часто улыбаться, чтобы понравиться. Этого следует избегать, как считают эксперты. Также не стоит грызть ногти, нервно теребить волосы, стучать ногами, играть с шариковой ручкой.

• Знайте, как правильно одеться на собеседование

Деловой костюм лучше всего подходит для собеседования. По мнению экспертов, правильная одежда – это знак уважения к компании и собеседованию. Женщинам нужно обратить пристальное внимание не только на одежду, но и на аксессуары. Яркий лак для ногтей, драгоценные украшения, босоножки – всего этого стоит избегать. В жаркое лето можно надеть колготки нейтрального цвета. Избегайте кожаных курток, коротких юбок на 7,6 см выше колена и модных сумок.

• Понимайте психологию цвета

Цвет, выбранный для собеседования, также важен. Синий – означает стабильность, честность, спокойствие, безопасность и уверенность. Серый также является формальным цветом и меньше отвлекает как мужчин, так и женщин (интервьюеры будут больше сосредоточены на том, что вы говорите, чем на вашей внешности). Чёрный может подойти для брюк, но не для рубашек. Хотя он представляет собой авторитет и формальность, его следует использовать с осторожностью, поскольку слишком много чёрного с более светлым контрастным цветом, особенно для костюмов, может ассоциироваться с чувством скорби. Красный – страстный цвет, но его лучше избегать во время собеседования, поскольку он может обозначать агрессию, насилие, желание, власть и жадность. Белый цвет означает мир, чистоту и благо. Рубашки и блузки белого цвета говорят о простоте и доброте. Используйте формальные цвета и избегайте ярких цветов.

• Следите за голосом

В собеседовании по телефону голос очень важен. Но он также имеет значение и при личном разговоре. Следует говорить ровным тоном, не громко и не тихо. Потренируйтесь перед собеседованием.

• Не забывайте про улыбку

Исследования показывают, что улыбка может создать хорошее впечатление о человеке на собеседованиях и встречах. Она привносит ощущение тепла, доверия и дружелюбия. Улыбка заразительна, и люди отвечают взаимностью. Это также говорит об эмоциональном состоянии кандидата, о его положительном настроении.

Язык тела стал важным показателем поведения, поскольку чаще всего на собеседованиях и встречах у интервьюера есть совсем немного времени, чтобы оценить личность кандидата. Поэтому очень важно уделять внимание не только тому, что говоришь, но и как это делаешь. Эти советы актуальны не только для собеседования, но и деловых встреч, совещаний и презентаций.

Материал оформлен на основе данных сайтов Educba, Lifehack и Businessnewsdaily.