Как быть продуктивным на работе и не отвлекаться на ненужные вещи
В современном мире так легко быть занятыми, а не продуктивными. Это происходит потому, что у нас так много уведомлений, предупреждений, дел, вещей, требующих внимания. И главная проблема в том, что эти дела не всегда являются важными и часто не приводят к успеху. Далее вы узнаете о том, как быть продуктивными и не отвлекаться на мелочи.
Содержимое материала
Как быть продуктивным на работе: 6 советов
Следуйте этим советам, и вы заметите, как ваша продуктивность станет значительно выше.
1. Не начинайте свой день с социальных сетей
В рабочие дни рекомендуем не начинать свой день с социальных сетей, потому что это может легко сместить ваш день не в сторону важных дел. Это особенно правильный шаг, если вы предприниматель или фрилансер. Очень легко потерять весь день из-за диалогов или ленты в социальных сетях. Лучший способ — просто не заходить в чаты в начале дня. А вместо этого сосредоточиться на том, что вам нужно сделать. В начале дня наша энергия находится на самом высоком уровне, и важно ее направить не на отправку эмоджи.
Из этого правила есть исключение, если человек является членом семьи, таким как ваш партнер или ребенок. С этими людьми у вас должен быть канал, по которому они могут легко получить к вам доступ.
Попробуйте использовать два разных приложения: одно для близких людей и второе для всех остальных. Это очень полезно, когда нужно оставаться сосредоточенными. Еще один способ — это два разных телефонных номера.
2. Уберите отвлекающие факторы
Под этим мы подразумеваем уведомления, оповещения, которые являются неотъемлемой частью каждого приложения, программного обеспечения, веб-сайта, который мы используем или посещаем в настоящее время.
Они являются очень навязчивыми, поэтому стоит отключить их. Советуем делать это во время установки приложения, чтобы сразу избежать навязчивых уведомлений.
Некоторые из вас могут работать в тех местах, где вам нужно быть постоянно доступными. Например, может быть, вы менеджер по работе с клиентами в PR-агентстве. В этих ситуациях рекомендуем назначать фиксированные моменты в течение дня, когда вы проверяете свои сообщения, электронные письма, звонки и так далее. Это может быть один раз в час, в начале часа или один раз каждые 40 минут. Это также может быть после того, как вы закончите задачу или часть задачи. Таким образом, вы вводите некоторую структуру в свои дни.
3. Составляйте приоритетный список дел
Разберитесь с 2-3 ключевыми вещами, которые вы хотели бы выполнить за день, чтобы он был полезным. В рамках списка приоритетных дел у вас могут быть и другие вещи, которые вам необходимо сделать. Например, планирование встречи с врачом или ответ на важное электронное письмо. Но выберите 2-3 вещи, которым вы хотите уделить максимум времени. Когда у нас нет списка приоритетных дел, очень легко провести весь день, работая над 10-20 мелочами. Но эти вещи часто не вносят существенных изменений.
Делайте все возможное, чтобы, как можно быстрее выполнить эти мелочи. Как только вы закончите, вернитесь и сфокусируйтесь на 2-3 больших заданиях. Посмотрите на список приоритетных дел как на то, что должно быть обязательно выполнено. Но не слишком сильно привязывайтесь к нему и не позволяйте важным вещам вызывать у вас стресс.
Не переживайте, если вы что-то не успеете сделать, потому что это действительно нормально. Особенно когда вы находитесь на пересечении миллиона задач и миллиона вещей. Просто сделайте все возможное, чтобы разобраться со своми делами, а затем переключите внимание на 2-3 приоритетных задачи.
4. Группируйте похожие задания
Например, вы дизайнер веб-сайта. Вы поддерживаете четыре разных клиентских сайта. Скажем, есть несколько изменений, которые необходимо внести на веб-сайт номер три. И каждый день появляются новые изменения. Может быть, имеет смысл собрать все эти небольшие правки и внести их постепенно, а не отвлекаться на каждую корректировку на протяжении дня?
Когда у вас есть много маленьких задач для всего проекта, и вы продолжаете повторять одни и те же шаги, даже если каждый раз вы выполняете одну маленькую задачу, то вы больше отвлекаетесь. Прежде чем вы это узнаете, вы потратите целый день на ненужные вещи.
Советуем вам составить подобный список, в которым необходимо распределять дела 20/80:
• 20% высокоэффективных задач. Эти занятия оказывают наибольшее влияние и они будут наилучшим образом использовать ваше время в течение дня.
• 80% малоэффективных задач. Затем подготовьте еще один столбец, который состоит из ваших 80-процентных задач с низким уровнем воздействия, и это будут задания, которые нужно выполнить – но они не требуют срочного вмешательства.
5. Поручите другим людям некоторые задания
Этот совет относится к тем, кто является предпринимателем или занимает руководящую должность. Даже если вы не в состоянии делегировать полномочия прямо сейчас, скорее всего, в будущем наступит время, когда вы перейдете на другую должность и сможете это делать.
Используйте следующие факторы, чтобы решить, нужно ли кому-то отдать выполнение какого-то задания. Во-первых, если эта задача очень часто повторяется. Во-вторых, если у вас есть более ценные и важные дела, то стоит посвятить внимание именно им. И последний фактор, подумайте перевешивают ли плюсы найма затраты, потому что вам всегда нужно платить за выполненную работу.
Когда вы имеете дело с чем-то, что является повторяющимся, не лучшим использованием вашего времени, и плюсы найма перевешивают затраты, тогда вам следует найти помощника. Может быть довольно трудно нанять хороших людей, но стоит попробовать. Ведь, если все получится, то в результате вы сможете снять нагрузку со своих плеч и посвятить себя выполнению более важных дел.
6. Проводите регулярный анализ
Регулярно анализируйте, как прошла ваша неделя, и спрашивайте себя:
• Как прошла эта неделя?
• Удовлетворен ли я тем, как провел эту неделю?
• Мог ли я провести эту неделю лучше?
• Двигаясь вперед, какие изменения я хотел бы внести, если таковые имеются?
Мы часто не делаем этот шаг назад, чтобы сосредоточиться на том, что мы делаем, как мы делаем вещи, является ли это лучшим способом для нас что-то сделать. Без этого анализа мы навсегда можем застрять в микрорежиме бездумного выполнения дел. Проводите анализ с помощью этих вопросов:
• ЗАЧЕМ. Зачем мы это делаем? Это лучшее использование времени?
• КАКИМ СПОСОБОМ мы используем нашу энергию. Это поможет нам продвигаться к цели?
• КАК. Подход, который мы используем сейчас — это лучший подход? Есть другие решения? Есть ли лучший способ для выполнения задания?
Проводите подобный анализ каждую неделю и каждый месяц, чтобы находить ошибки и исправлять их. Помните, что производительность — это когда мы сознательно тратим свое время, приближаясь к поставленным целям.
Читайте также Гороскоп на март 2019 года для всех знаков зодиака
Как быть продуктивным на работе: синдром блестящего объекта
Вы слышали о синдроме блестящего объекта? Для кого-то это тенденция преследовать что-то новое — будь то новая бизнес-идея, инструмент или цель — вместо того, чтобы сосредоточиться на том, что они делают. Проверьте следующие пункты, чтобы узнать, подвержены этому синдрому:
• У вас есть список бизнес-идей, но ничего не выполняется.
• Вы постоянно ставите новые цели, но никогда не доводите их до конца.
• Вы перепрыгиваете с одного интернет-курса на другой.
• Вы часто переходите от одной цели к другой, а не придерживаетесь того, что доводите их до конца.
• Вы продолжаете регистрировать новые доменные имена, даже запускаете новые сайты, но никогда не работаете над созданием этих сайтов.
• У вас есть набор плагинов и инструментов, но вы на самом деле ими не пользуетесь.
Главная проблема этого синдрома – это постоянное отвлечение внимания. Когда вы постоянно отвлекаетесь, возникает несколько проблем:
• Вы никогда не добьетесь успеха. Это потому, что вы всегда заняты чем-то новым, а не завершаете свои текущие планы.
• Вы тратите слишком много времени на новые идеи и необычные инструменты, из которых 95% составляют шум, а не на создание основ.
• Вы не можете освоить ни одного задания. Это потому, что вы не тратите достаточно времени, чтобы стать профессионалом в чем-то одном.
Поскольку вы никогда не получаете достаточно хороших результатов, вы никогда не добьетесь успеха. Когда вы постоянно гоняетесь за новыми вещами, вы тратите слишком много времени на изучение основ каждого инструмента, каждого навыка, а не развиваете свои навыки. Это приводит к тому, что вы упускаете большинство преимуществ.
Как избежать синдрома блестящего объекта
Так как же оставаться сосредоточенным и избежать синдрома блестящего объекта?
• Поймите, что новое не значит лучше
Устранение синдрома блестящего объекта не означает игнорирование каждой новой вещи. В современном мире важно быть в курсе последних тенденций и обновлений. Однако, когда все, что вы делаете, это следите за каждым новым инструментом и идеей, вы тратите свое время на погоню за тенденциями, а не на достижение цели. Поймите, что новое не значит лучше. То, что компания только что выпустила что-то новое, не означает автоматически, что это лучше.
• Учитесь видеть обманчивую выгоду
В мире постоянно появляются новые объекты. Новые стартапы, новые продукты, новые услуги. В социальных сетях просмотр восторженных обзоров создает менталитет толпы, где вы чувствуете, что нужно следить за тем, что делают другие.
• Определите, что хорошо для вас
Хотя люди могут похвастаться тем, насколько хорош продукт/услуга, то, что хорошо для других, может быть нехорошо для вас. Даже при том, что компания может пообещать миру, на что способен их продукт, многие стартапы, идеи сталкиваются с трудностями и проблемами.
• Оцените отношение к вашей работе (и жизни)
Прежде чем перейти к новой идее или инструменту, оцените его соответствие вашей работе и жизни. Не следуйте тому, что делают другие, просто потому, что сейчас это модно, но не жизнеспособно. Спросите себя, нужно ли это вам и поможет ли это вашей работе.
• Устраните лишние факторы
Лучший способ управлять отвлечением — это не дисциплина, а управление источниками отвлечения. Когда вы являетесь частью групп и новостных рассылок, которые продолжают рекомендовать новые продукты, новые предложения, это нарушает ваш фокус и ход мыслей. Вам приходится справляться с умственной нагрузкой: искать каждую рекомендацию, оценивать ее полезность и принимать решение по ней. Это называется когнитивной нагрузкой.
Вместо того, чтобы просеивать шум, который поглощает драгоценную умственную энергию, удалите источники информации низкого качества. Оцените свои новостные ленты в социальных сетях, членство в группах Facebook, подписку на электронную почту и подписку на RSS-ленту. Каково ваше отношение шума к сигналу для каждого канала? Под шумом понимается информация, которая не имеет к вам отношения, а под сигналом — информация, которая является полезной и актуальной.
• Поймите концепцию переключения расходов.
Когда вы совершаете покупки, даже если вам ничего не нужно, вы в конечном итоге обязательно что-нибудь купите. Также, когда вы продолжаете переключаться на новые идеи, новые проекты и новые инструменты, вы просто несете расходы на переключение в течение всего дня и ничего не делаете. Всегда учитывайте такие затраты, когда вас привлекает новая идея или инструмент. Учитесь правильно распределять время и ресурсы. Также лучше уделять время меньшему количеству важных дел, чем наоборот.
• Давайте себе паузу
С быстрыми технологическими изменениями сегодня, многие инструменты, как правило, устаревают через пару лет. Например, многие плагины WordPress больше не поддерживаются или устарели. Продукты, которые претендуют на звание лучших, часто заменяются лучшими через год или два. Лучше всего не приобретать новую вещь, а посмотреть, как она будет работать у других. Это поможет вам избежать многих ошибок.
Теперь вы знаете, как быть продуктивным на работе. Эти советы помогут вам различать блестящие объекты и реальные возможности. Также вы сможете уделять больше времени действительно важным вещам.
По материалам: personalexcellence.co, personalexcellence.co.