7 советов по проведению эффективной видеоконференции

Vitaliy Kupchak > Технологии

08 мая 2018

Читать: 4 мин

Видеоконференция – замечательный вариант для переговоров с партнерами. Это куда удобней и эффективней привычной аудиосвязи. Существует огромное количество технических решений для проведения видеоконференции. Все они работают хорошо, поэтому никаких проблем возникнуть не должно. Но очень важно правильно организовать мероприятие, чтобы избежать неприятностей во время важных переговоров.

Воспользуйтесь этими советами, чтобы сделать видеоконференцию максимально эффективной.

1. Следите за состоянием техники

Будет замечательно, если перед началом видеоконференции вы найдете несколько минут для проверки всей техники. Кроме этого, стоит регулярно проводить более детальную диагностику всей системы. Это сведет риск технических проблем к минимуму.

2. Приведите фон в порядок

Идеальный фон для участия в видеоконференциях – это однотонная стена. Но далеко не всегда удается найти такое место. В первую очередь остерегайтесь окон, ведь на улице может произойти все, что угодно. Лучше закройте жалюзи и выставите достаточно яркий искусственный свет.

3. Составьте подробный план

Эффективная видеоконференция не должна длиться слишком долго. Постарайтесь провести ее динамично, чтобы участники не успели устать. Запланируйте на обсуждение каждого вопроса определенное количество времени и старайтесь не превышать этот лимит. Но торопить других участников все-таки не стоит. Главное, чтобы задержек не было именно с вашей стороны.

4. Привлеките к обсуждению всех участников

Удержать внимание человека, который находится на расстоянии, действительно сложно. Для этого нужно максимально вовлечь его в обсуждение, иначе он станет отвлекаться от сути вопроса. Обязательно предлагайте высказаться всем участникам видеоконференции, даже если в этом нет острой необходимости.

5. Подготовьтесь заранее

Вся информация, которая теоретически может понадобиться во время видеоконференции, должна находиться у вас под рукой. Совершенно недопустимо покидать свое место в процессе обсуждения, поэтому разложите на столе все документы, которые касаются обсуждаемых вопросов. Вступительную речь тоже стоит подготовить заранее. Она должна быть содержательной, но лаконичной.

6. Не забывайте о кнопке выключения звука

Кнопка выключения звука всегда должна быть в поле вашего зрения. Обязательно нажимайте ее во время выступлений других участников. Перелистывание бумаги, кашель и звук клавиш создают очень неприятный фон. Но не стоит отключать свой микрофон во время активных дебатов, поскольку вы рискуете упустить удачный момент для реплики.

7. Держите зрительный контакт

Взгляд – важнейший элемент успешной видеоконференции. Большую часть времени вы должны смотреть непосредственно в объектив камеры. Так вы будете выглядеть уверенно и убедительно. Конечно, иногда все-таки придется отвлечься, чтобы заглянуть в документы, но отводить взгляд более чем на минуту не стоит. Еще один важный момент. Вы должны забыть о существовании вашего смартфона на время проведения конференции.