23 совета по правильному использованию электронной почты

© natasaadzic/iStock

Идея хранить почтовый ящик пустым не так уж и нова – это хороший способ не пропустить что-то важное и тратить меньше времени на обзор новых сообщений.

Чтобы правильно распоряжаться своим временем при использовании электронной почты, можно следовать этим простым правилам.

1. Удаляйте ненужное

Сообщение неактуально и больше не пригодится вам? Смело отправляйте его в корзину. А подозрительно похожие на спам письма сразу отмечайте как «мусорные».

2. Заархивируйте сообщения, которые не готовы удалять

Возможно, вы считаете, что это письмо вам еще пригодится? Можете отправить его в архив, где, в случае надобности, оно дождется вашего внимания.

3. Удаляйте письма новостных и развлекательных подписок, которым больше недели

Если вы не просмотрели эти сообщения за неделю, то времени уже на них не найдется.

4. Отпишитесь от рассылок, которые уже не интересны

5. Используйте массовую отписку

Некоторые сервисы предлагают отказаться от всех рекламных уведомлений. А если вас интересует какой-то определенный ресурс, вы можете его сохранить в закладки.

6. Пересылайте сразу

Если вам нужно переслать кому-то сообщение, сделайте это сразу, а затем удалите его

7. Сортируйте почту по папкам

С помощью специальных фильтров можно автоматически сортировать письма, чтобы проще их обрабатывать.

8. Несколько папок «Входящие»

Папки можно рассортировать по приоритетности, чтобы вовремя реагировать на важные письма.

9. Используйте сортировщик папок

Используйте приложение, которое поможет просматривать все папки списками – «сделать», «сделано» и т. д.

10. Не накапливайте сообщения

Проверяйте и сортируйте сообщения в течение дня.

11. Определите время проверки почты

Определите время, когда вам удобнее всего проверять почту. Так вы не будете отвлекаться на уведомления.

12. Еженедельно делайте генеральную чистку

В конце недели завершите все дела, закройте все не отвеченные письма.

13. Сразу реагируйте на письма, требующие краткого ответа

14. Помечайте письма, на которые не можете ответить сразу

15. Отвечать на рабочие сообщения в течение суток, а на личные – в течение 72 часов

16. Используйте автоответы, когда заняты

17. Временно скрывайте неактуальные на данный момент письма

18. Создавайте отложенные письма, например, поздравления.

19. Используйте сервисы для хранения ссылок

Отправка писем с важными ссылками себе на почту устарела – используйте специальные сервисы

20. Не используйте ящик как список дел

Письма-напоминания не эффективны, лучше сохраняйте задачи в календаре или планировщике.

21. Позвольте себе немного писем

Отсутствие корреспонденции – тоже не слишком хорошо, поэтому оставляйте в ящике определенное количество писем и не нарушайте эту границу.

22. Не тратьте время на стремление к пустому ящику

23. Не бойтесь вводить собственные правила, ведь это ваш почтовый ящик, и вы можете полностью им распоряжаться.

Читайте также 15 лучших приложений для электронной почты